本文目錄
- 外貿單證流程
- 外貿報關詳細流程(含各單據的使用)
- 春節,要給外貿用戶寫通知郵件嗎
外貿單證流程
1．客戶詢盤：一般在客戶下perchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的了解。
2．報價：業務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及柜型等，peroforma Invoice給客戶做正式報價。
3．得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order。
4．下生產訂單：得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃。
5．業務審批：業務部收到訂單后，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
6．下達生產通知：業務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產：
6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。
6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。
6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認。
7．驗貨：
7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。
7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。
7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。
8．制備基本文件:工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員制作，交給單證員）。
9．商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10．租船訂倉：
10.1．如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。
10.2．如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。
10.3．如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。
10.4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。
11．安排拖柜：
11.1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等
11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。
11.3．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。
12．委托報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等。
13．獲得運輸文件：
13.1．最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2．督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。
13.3．及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。
14．準備其他文件：
14.1．商業發票：L/C要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
14.2．FORMA原產地證書：FORM A原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。
14.3．一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。
14.4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。
14.5．裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。
15．交單：
15.1．采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
15.2．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
15.3．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
16．業務登記：每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。
17．文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18．單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線等信息，為業務員報價提供幫助。
外貿報關詳細流程(含各單據的使用)
報關流程
1、國內客戶與外商簽訂出口合同，確定由國內出口貨物到國外。（此時國內出口商應當知道出口此類商品需要何種相應需要的出口監管證件，如出口許可證、商檢、配額證、機電證等）
2、國內出口商聯系運輸公司（或者在FOB條款下由國外客戶聯系運輸公司），通常出口商會通過貨代（或者直接與船公司聯系）作一站式服務（從產地一直到船邊的所有運輸過程）
3、貨代根據出口商的要求（貨物目的國家、貨物重量、體積等），負責安排拖車、訂艙、報關、裝船的手續
4、當貨物在安排拖車運輸前（或者運輸同時），出口商需要提供出口報關所必需的報關資料（外匯核銷單、出口合同、發票、裝箱單、報關委托書、以及根據貨物所受國家海關監管出口需要的證書：如許可證等）
也有些沒有進出口權利的出口商可以通過貿易公司代理出口，由他們提供上述文件及辦理后續結匯收款及退稅的手續，甚至有些出口商可以不需要退稅，直接買份出口核銷單及報關資料報關出口，自己解決收款問題。報關資料當中的外匯核銷單于2012年8月1日起取消
5、當貨物經拖車運到指定出口口岸（根據訂艙時的船公司及船名決定了出口口岸），貨柜進入碼頭堆場閘口時，開始受到口岸海關的正式監管，此時貨柜無論出入碼頭堆場都必須經過海關同意才能繼續運作
貨柜回堆場后發現貨物短裝、質量有問題等，需要重新將貨柜提出碼頭，就必須向海關申請監管出閘手續，在海關查核實際情況與匯報相符的情況下監管貨柜離開碼頭堆場
6、當貨柜進入碼頭堆場后，碼頭電腦會紀錄此貨柜的進場時間、柜號、封條號、堆場位置等信息，并通過與海關電腦聯網受到海關電腦的監控
此時才可以正式向海關申報出口，首先由報關公司通過聯網電腦向船代根據客戶提供資料輸入要報關的船名、航次、柜號、訂艙號、出口單位名稱、收貨人名稱、貨物名稱、件數、毛重等資料，船代收到資料并審核通過后會自動向海關電腦傳輸資料
擴展資料：
報關相關注意事項
1、首先應與港池調度室取得聯系安排計劃
2、根據提箱的多少與堆場聯系足夠的車輛盡可能按港方要求時間內提清，以免產生轉棧堆存費
3、提箱過程中應與堆場有關人員共同檢查箱體是否有重大殘破，如有，要求港方在設備交接單上簽殘
4、重箱由堆場提到場地后，應在免費期內及時掏箱以免產生滯箱
5、貨物提清后，從場站取回設備交接單證明箱體無殘損，去船公司或代理部門取回押箱費
春節,要給外貿用戶寫通知郵件嗎
春節之前就要跟客戶發郵件做好放假安排的告知等事宜
告知客戶放假時間
告知客戶放假時間是第一件必須要做的事，目的是方便彼此安排工作。需要通知的具體內容有：
1、我們辦公室業務員放假的時間（從哪天到哪天）；
2、工廠放假的時間（從哪天到哪天）；3、工廠恢復生產和出貨的時間分別是哪天（具體一點來分，生產和出貨有所不同，有些是有庫存直接出貨的，有些是需要生產的，如果需要生產的話，工人年后生產速度是比較緩慢的，所以要適當放長時間，以免到時候因為交期產生麻煩）。
請給你們聯系列表里的所有客戶都發送放假通知。如果是正在合作的客戶，和潛在的重要客戶要一對一發送。其他客戶，可以群發。
簡單的放假通知郵件模板如下：Dear xxx
Have a good day.
Chinese New Year(our Spring Festival) is coming soon, kindly let you know that we will take our holiday on 17th Jan. and will come back to work on 1th Feb..However, I will check my email every day and you can call me when you urgent, I will go back to you asap.Thank you!
Wish you have a nice 2020.
Best regards,
xxx
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告知客戶訂單進度
放假之前，我們要了解我們手上訂單的當前進度，然后告知客戶。根據客戶溝通或合作的進度不同，分為以下幾種情況。
出貨在路上的：我們要預計一個到貨時間，放假之前告知客戶，你的貨大約什么時間到港，而那個時候我應該還在假期中，請客戶那邊跟緊進度，任何需要提前準備的也請客戶告知。
正要出貨的：因為臨近放假，貨代公司，船公司或者快遞公司可能都會放假，我們要知道客戶的訂單是否能安排節前發出，如果不能也要及時告訴客戶，年后什么時候發貨。
正在生產的：已經安排在產線的訂單，要告知客戶放假之前的訂單生產進度，然后放假回來之后，會在什么時間完成生產。
已收款但未開始生產的：告知客戶即將放假，然后訂單已經安排下去，年后工廠將按照下單的先后開始生產，然后預計您的訂單是從2月10號開始生產。
正在談但未付款的：可以借放假的理由催促客戶付款，年前付款和年后付款差別大，年前付款的年后工廠一開工就會投入生產，而年后才付款的，要等到工廠完成年前付款的訂單，才能安排上。所以就可以用這個理由來促進付款。
并且，不管客戶在哪個進度，我們都要告知客戶：Whenever you need my help, please feel free to contact me.無論什么時候你需要幫助，請聯系我。
還要注意的是，一定要確保客戶是已經收到并且知曉通知的。所以我們如果是在即時聊天工具上發送的，要看到“對方已讀”。如果是發郵件通知的，還要加一句“if you recveie my email, please reply me and let us know you got it, thank you.”
沒看到對方已讀，或者沒收到 reply郵件，都要再次給客戶發送，直到客戶看到或有回應，有時還需要電話通知。
因為通知不到位的結果就是可能你在回家的車上突然會接到客戶的電話問為什么我的貨還沒有發？你說你們放假了，客戶可能會大發雷霆，你們放假也不告訴我？耽誤我的銷售，I am so angry!本想著開開心心回家，結果郁悶一路……
所以千萬記得要通知到位。
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其他要做的事
1、在公司官網或者阿里國際站也發布放假信息；2、在即時聊天工具的備注中說明放假信息；3、在社交網站上發布放假信息的動態；4、在郵件或者聊天工具設置自動回復；
4、拷貝客戶跟進所需要的資料和單據帶回去；5、從今天開始到假期結束每天查看郵箱和進度。
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本文來源： 外貿發貨后如何告知客戶單據
