一、前言
關于盤點，這是一個老生常談的問題，可能有些倉庫管理老鳥會對此嗤之以鼻。但是，作為倉庫管理中的重要組成部分，在日常管理中，盤點的重要性常常被倉庫主管們忽略，認為只要保證了入出庫的準確性，庫存數據肯定沒問題。殊不知，哪怕最微小的一個誤差(這個誤差不一定是倉庫管理人員造成的，也有可能是上下游客戶 造成的)，在日積月累下，就可能產生連鎖反應，造成庫存數據的巨大偏差。我們在項目現場中經常遇到因為盤點沒做好(盤點過程沒做好或者對盤點結果沒處理 好)而導致出現大量的庫存誤差，造成企業不必要的損失。比如某知名品牌酒類倉庫，年終盤點發現有兩千多件商品和賬目不符，雙方約定暫時賬務與實物同時凍 結，暫不處理(這絕對是個不定時炸彈，什么時候處理，難道要留待子孫后代處理)。再比如某知名品牌食品倉庫，年終盤點時發現二百多萬貨值的商品過保質期， 甲乙雙方在責任認定上互相指責(作為業內人士，百分百認定是倉庫企業責任，暫且不提為何沒控制好先進先出，如果早盤點早發現早通報早處理，至少不會拖到年 底產生糾紛;哪怕是因為客戶貨物滯銷導致，至少也要及時發現并向客戶通報結果)。
盤點，就是為保證庫存準確性，通過實物清點結果和賬面結果對比，發現實物庫存和賬面庫存之間的差異，并及時糾正和調整。以上是我們對盤點的定義(沒參考度娘和教科書)。那么盤點的目的就是為保證庫存的準確性，這個準確性包括數量的準確性、存放位置的準確性、存貨質量的準確性等。再深究一下，為什么要保證庫存準確性呢(有點啰里啰嗦了)，有多方面，一方面是為了保證日常入出庫業務的順暢;另一方面是為了及時發現日常業務管理中的問題;第三是為倉庫及其上下游機構提供決策支持。再細致的解釋我們就不在本文闡述了。本文內容著重介紹如何處理賬面庫存結果和實物庫存結果之間的差異。
二、保證盤點結果的準確性
發現庫存差異的前提，是實物清點庫存和賬面庫存都是準確的。賬面庫存的準確性暫時不在本文討論;實物清點也必須要有準確性，否則拿它和賬面庫存去比較就失去了意義。沒有明確目的、應付了事的盤點，是很難獲得準確實物庫存信息的;不準確的實物清點信息，不僅對發現盤點差異沒有絲毫幫助，反倒容易造成庫存信息混亂，做無用功，使員工喪失對庫存準確性的信心。
1、復核制盤點
那么怎樣保證實物清點信息的準確性呢，一般的做法是建立盤點管理制度，制定盤點操作流程，建立獎懲制度，要求員工提高責任心清點的時候認真仔細等等，這些都是一些主觀的管理辦法。在大量的庫存數據面前，單靠人工方式去盤點(哪怕是借助了RF、RFID等盤點工具)是很容易出現人為誤差的。假定每個人清點庫存數據的準確率是99%，實際情況是你無法知道不準確的1%到底出現在哪個商品上。如果拿一個人的盤點庫存結果去和賬務庫存結果對比，那出現的差異里就會包括盤點本身的誤差以及賬務對比的誤差，增加盤點差異的處理復雜度。為了避免實物清點結果本身的誤差，有條件的企業一般采用復核盤點制度，也就是派出兩波次或以上的人員對同一盤點任務分別進行清點。兩波次人員一次盤點的準確率是99%*99%=98.01%，同時誤差率是1%*1%=0.01%;也就是說一個波次盤點人員的誤差率是1%的話，兩個波次人員同時盤點，其結果本身的誤差率只有萬分之一，這個誤差率我們一般是能容忍的(也可以到第三波次，將誤差率降到百萬分之一)。
仔細的讀者可以發現，兩波次人員同時盤點準確率在98.01%，誤差率0.01%，誤差率是低了，但準確率也沒有提升，跟著降低了。我們來看這個公式：98.01%+0.01%=98.02%≠100%，這中間差的1.98%到哪里去了呢。假設兩個波次的盤點人員分別為A和B，這個內容，實際上就是A數對了B沒有數對以及B數對了A沒有數對的部分。在將A和B的清點結果合并成最終的盤點結果之前，A和B之間要就差異部分進行復盤，直至消除這1.98%的差異，這樣A和B的最終結果準確率就都是99.99%。
所有初次接手的倉庫項目，人員還不熟練的倉庫項目，庫存管理混亂的倉庫項目我們都推薦采用復核制(哪怕會消耗雙倍的人力)。采用復核制盤點，可以增強員工的責任心(互相監督，互相核查)，便于盤點制度獎懲制度的落實(有據可查)。如果實在人手不足，也可以考慮讓一個人做兩遍以消除實物清點本身的誤差。
2、循環盤點
當倉庫管理足夠順暢，人員有足夠的能力把握盤點數據的準確性的時候，可以考慮減少或取消復核盤點，將盤點本身產生的誤差交由和賬務比較來發現。為了消除清點本身產生的誤差對盤點差異的影響，我們經常對差異部分進行再次盤點，即是循環盤點。循環盤點是針對賬面庫存和實物庫存之間的差異，就差異部分再次進行清點，以減少因為上一次清點誤差對盤點結果的影響。具體的循環次數視實際清點準確率而定，比如準確率是90%的清點，循環兩次(加上第一次原始數據后是三次)后的準確率是100%-(10%)3=99.9%。當然，每次循環后都要對實際清點結果進行修正。
復核盤點與循環盤點的區別是，復核盤點是事前消除盤點結果誤差，循環盤點是事后消除盤點結果誤差。
三、盤點差異的處理辦法
前文中提到，盤點結果與賬面庫存結果之間的差異，主要有三種，一種是數量差異、一種是存放位置差異、第三種是存貨質量差異。盤點管理中容易出現的一個誤區是，盤點如果出現盤盈沒事，如果是盤虧就要處理，有些庫管人員將盤盈結果向客戶隱瞞，甚至將盤盈物品留作私用。殊不知，倉庫管理中沒有無緣無故的愛也沒有無緣無故的恨，出來混總是要還的。不管是未對盤盈物品做通報，還是貪墨了客戶物品，積累到一定程度，遲早都要被發現的。盤點的目的是發現差異，并消除差異。消除差異的辦法，是與差異類型以及發生差異的原因緊密相關的。
1、盤盈的處理辦法
盤盈的意思是實際庫存比賬面庫存數量多。出現盤盈的情況有很多，其處理辦法也不盡相同
1.1 出庫時貨品少發造成的盤盈
這時候要及時追查上一次盤點與本次盤點之間該物品的出庫記錄，和收貨人及時聯系，找到是哪一筆出庫單少發了，并商量解決辦法。大多數情況下，收貨人收到的貨物有缺失，一般都會及時聯系倉庫或者貨主單位。
A、如果收貨方要求補發，則在賬面外(WMS之外)做補發貨處理，無需做賬務登記。
B、如果收貨方不要求補發，則可以找到原出庫單，修改出庫單內容(減少出庫數量)。實際情況是，對于已經出庫完成的出庫單，很多WMS是不支持修改功能的，這種情況才可以做一個退貨入庫操作。不管是修改出庫數量還是做退貨入庫，都需要通知貨主單位，以確保倉庫庫存和貨主單位庫存保持一致。
Note：為何很多WMS無法支持對已經完成的出庫單做修改，主要有兩個原因，一是這個WMS是按照財務管理思路設計的，修改出庫數量只能新設紅字出庫單來沖銷;另一原因是修改后的出庫貨位有變動，無法恢復原狀，會影響貨位的準確性。這些理由，都是WMS不成熟的表現，作者所在公司設計的WMS，是能夠撤銷或修改已經出庫完成的訂單的。至于為何推薦修改訂單，而不是做一個退貨入庫單，因為退貨入庫單會增加退貨入庫記錄，可能影響物流費用結算。這是題外話，歡迎感興趣的讀者聯系作者繼續討論。
1.2 入庫時多收了貨造成的盤盈
多收了貨而沒有記錄入賬，導致實物庫存比賬面庫存多，多出的部分我們一般叫賬外庫存。賬外庫存有可能是貨主企業有記錄，而倉庫忘了記錄;也有可能貨主企業自身也忘了記錄。不管如何，倉庫企業不要因為有了賬外庫存就沾沾自喜，感覺自己高大上能幫客戶管出多余的庫存，甚至有貪墨客戶貨物的想法。舉個特別的例子，某汽車工廠需要臨時緊急用料，零配件供應商在給倉庫的入庫單里，增加了這部分物料;倉庫收貨員發現多出的部分，沒來得及處理，也就是沒有及時發貨給工廠。到盤點時才發現多出的部分，這時候工廠早就把抱怨投訴到供應商了。
C、如果是貨主單位知道多發的情況，可以修改當時入庫單，增加入庫數量。當然，如果時間較長，可能當時入庫的一部分商品已經被出庫或被移動等，無法修改入庫單，這時候可以看下一條。
D、補充入庫單，并在入庫單的備注里，詳細描述補充入庫的原因。
E、貨主單位也沒有記錄的情況(真的沒有記錄么，不會有什么貓膩么，我們題外討論)，這時候就是真正的盤盈了。真正盤盈的內容，要做盤盈入庫，并且通報貨主企業。
1.3 客戶退貨記錄未填造成的盤盈
客戶退貨正常的流程應該是客戶先通知貨主企業退貨，貨主企業再通知倉庫負責接收。但實際操作中往往是相反的，是倉庫先收到貨，而貨主企業并不知情;這時候就要及時和貨主企業溝通，及時做退貨登記。
F、如果是退貨記錄未登記，則及時補登退貨記錄;并和貨主企業通報核對退貨信息。
G、如果發現有瑕疵品(退貨原因大多是因為出現瑕疵)，則要及時做次品標識，或者凍結。
2、盤虧的處理辦法
盤虧，就是通過盤點結果實際庫存與賬面庫存對比，發現實際庫存比賬面庫存少。產生盤虧的原因是多方面的，主要有出庫未記賬的、破損未記賬的、散裝貨計數誤差(小數點誤差)造成的、出庫拿錯貨造成的等。出現盤虧情況，如果不做及時的處理，很容易影響正常出庫業務。貨主企業很有可能按照賬面庫存最大數來發布出庫指令，但這時候實際庫存不足，會影響發貨效率，甚至產生業務糾紛。
2.1 出庫未記賬造成的盤虧
主要包括正常出庫未記賬以及退回給供應商未記賬等。往往在倉庫業務比較繁忙的時候，由于一些特殊的原因(比如私下打白條出庫)，倉庫實際發貨了，但沒在賬上體現。造成的結果就是，倉庫實物庫存減少了，但賬面庫存因為沒有記賬沒有減少，由此造成盤虧。
H、如果是正常出庫超發了，則要找到原始出庫單，修改出庫單的出庫數量(增加賬面上的出庫數量)。
I、如果是忘記做出庫登記了，則要及時補填出庫單據。比如私下打白條出庫的時候，一定要留下明確的記錄。因為緊急情況下，客戶打白條，可能也未在其賬面上體現;而倉庫這邊也未記錄的話，則坐實了倉庫虧貨的事實，根本無法辯駁。
J、如果是退貨出庫(返還給貨主單位)沒有做登記，則要及時找到退貨依據，及時補登退貨出庫記錄，同時要求貨主單位做好退貨接收的補登手續，以保證雙方賬目上的一致。
2.2 破損處理未記賬造成的盤虧
主要是日常管理中發現的貨品質量問題，做了實物處理，但未及時做賬務處理，導致實際數與賬面數不符。
K、因為變質、損毀等原因造成貨品的直接廢棄，但沒有做損毀品的出庫賬務處理：這時賬務上(WMS)要及時做“減庫”操作。其一是可以做退貨出庫，將廢棄的貨品出貨給貨主企業(哪怕是丟棄，也可以算作是出庫給貨主企業);其二是，而如果損毀責任由倉庫企業承擔，則出庫的收貨單位是倉庫企業(相當于是倉庫企業按照約定的價格買下了損毀的物品)。
L、因為淋濕、破損等原因導致物品被下架隔離：這時候要及時在WMS賬務上做隔離標記。一種做法是直接將破損物品在原貨位上凍結;另一種做法是將破損物品移動到次品區，同時在WMS賬務上做次品移動記錄。
2.3 散裝貨計數誤差(小數點誤差)造成的盤虧。
M、由于小數點誤差造成的數量差異，一方面可以通過在合同上約定允許的誤差范圍;另一方面，通過增加虛擬入庫(哪怕這個入庫數量只有零點零幾的內容)來平衡這點誤差。
2.4 出庫拿錯貨造成的盤虧
由于揀貨人員不熟練不小心(也有可能是揀貨指令不清晰、貨位設置不清晰、貨品外包裝容易混淆等原因)，把B商品當成A商品出庫了。造成的結果是B商品出現盤虧，而A商品出現盤盈。
N、由于發錯貨造成的換貨處理，要及時找到A商品的出庫記錄，找出是哪一單拿錯了貨，然后做換貨處理。換貨操作是在賬外處理的，因為換貨操作產生的費用，也應該在賬外處理。
2.5 無可追溯原因的盤虧
意思就是說，確實找不到什么原因，貨物就是少了。這是真正的盤虧結果。這時候就需要憑經驗來判定了，比如食品或者高貨值電子品，會不會有失竊的情況。出現真實的盤虧情況可以有以下幾種處理辦法。
O、由倉庫企業賠償，在市場上購買對應商品來補齊實物庫存。這種情況是維持賬上庫存數不變，增加實物庫存。
P、由倉庫企業賠償，貨主企業允許做一次虛擬出庫，收貨人是倉庫企業。這種情況是維持實物庫存不變，減少賬上庫存。
Q、獲得貨主企業的諒解，從貨主企業的生產線上獲得貨品來補齊盤虧的實物數量。實際上，在流通環節中出現貨物虧空是大概率事件，只要不是特大規模的數量損失，只要倉庫企業態度誠懇、服務到位，和貨主企業處理好關系，大多能獲得貨主企業的諒解。所謂說話/做事留一線，日后好見面，大體也是這個意思。
3、存放位置差異的處理
存放位置差異一般是因為沒按照揀貨規則來揀貨造成的。在正規的WMS中，系統都會按照揀貨規則(一般是先進先出規則)來指定每個商品的揀貨位置。但實際情況是，搬運工為了圖省事，直接搬離門口近的貨，或者待揀貨的物品被壓在幾層托盤底部，不愿挪動，直接取最外層的。如果搬運人員根本就不管揀貨指令，不按揀貨指令搬貨，那整個倉庫管理就肯定亂套了，這是最基本的管理問題，或者說是執行力問題，不屬于本文討論范圍
R、如果是偶然的搬錯，短期內發現的話，可以修改搬運指令，把原來指定的貨位調整為實際發生的貨位。
S、如果是經過較長時間，連原來指定貨位的內容也發生了變動，這時候已經沒法直接恢復了。只能通過庫存調整的辦法，這里的庫存調整，不是調整數量，而是調整現有貨品的存放位置以及實際的生產日期批次號等內容。
4、存貨質量差異的處理
一般出現存貨質量差異都是賬面庫存是完好的，實際庫存是有破損的或者過期的;基本上是與日常管理失控相關，如沒定期巡檢倉庫，導致未及時發現破損貨品，或者雖然發現了，未及時做賬務處理;未按照先進先出做出庫揀貨，導致早期貨物長期積壓最終過保質期等。
T、如果是出現破損差異，需及時申報破損內容，并做賬務處理(次品處理或凍結)，同時加強倉庫巡檢，早發現早匯報早處理
U、如果是出現過保質期，則要加強先進先出揀貨原則的監督落實，制定保質期報警策略
四、總結
盤點差異，不管是盤盈還是盤虧，對倉庫企業來說，都不是好事。盤盈和盤虧的處理，要根據實際情況來確定，而不是簡單的做什么盤盈入庫、盤虧出庫(在盤點結果處理上，這是WMS和財務軟件或ERP軟件的本質區別)。本文所列的處理辦法，已經超過了十八種，實際業務中會遇到多種情況，但萬變不離其宗，只要掌握了處理盈虧的處理原則，就能應對自如。那么，盈虧的處理原則是什么呢，那就是，要么增減實物庫存數量，以使其與賬務庫存數量一致;要么是增減賬務庫存數量，使其與實物庫存數量一致。至于何時增減實物庫存數，何時增減賬務庫存數，就要根據差異發生的實際原因來分析了。
另外，盤點的目的是為了發現差異，并通過各種手段來清除差異。在整個供應鏈上，倉庫是其中的一個環節，其上游有貨主企業，其下游有經銷商企業，以及承運商企業等。倉庫企業除了要保證自身的賬物數量的一致，同時還要保證與上下游企業間賬目數量的一致，這才是保證庫存數據在整個供應鏈體系中一致，并保障倉庫正常業務運作的關鍵。
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本文來源： 庫存盤點差異如何處理？
